Subject: Frais de bouche SO
Date: Thu, 20 Apr 2017 15:02:03 +0000

POLITIQUE DE REMBOURSEMENT  DES NOTES DE FRAIS (NDF)   1) Processus de validation :  Saisie des NDF par l’utilisateur sur la plateforme en ligne ; Envoi de la NDF signée AVEC les originaux des justificatifs papier au QG (indispensables pour obtenir le remboursement des frais) ; Contrôle des pièces après réception des justificatifs originaux ; Validation par le responsable de direction ; Règlement par la comptabilité d’En Marche.    2) Principes généraux :  Seules sont habilités à envoyer des notes de frais les personnes qui ont préalablement reçu l’autorisation pour le faire : Les membres de l’équipe centrale, sur autorisation du chargé de suivi budgétaire de leur direction ; Les référents locaux dans la limite de leur budget ; Les délégués nationaux dans la limite de leur budget ; Les personnes morales (entreprises, associations, etc) ne peuvent en aucun cas engager de frais au nom d’En Marche ! ; Les prestataires d’En Marche ! ne sont pas habilités à faire des notes de frais ; Limite de NDF dans le budget alloué : privilégier une facture adressée à En Marche pour les frais les plus conséquents (location de salle, achat de matériel, etc) supérieurs à 500€ ; Pour donner lieu à un remboursement, une dépense doit impérativement être accompagnée de son justificatif physique original ; en l’absence de celui-ci, la dépense ne pourra en aucun cas donner lieu à remboursement et restera à la charge de son initiateur ; Le nom de la personne physique sur le justificatif doit correspondre à celui de la personne qui fait la demande de note de frais .    3) Déplacements :  Rappel : toujours privilégier la solution la plus économique entre le train, la voiture et l’avion. Transport en commun : Pas de frais de taxi ou de VTC remboursables s’il existe une alternative raisonnable en transport en commun ; Train : déplacement en 2nde classe uniquement ; Indemnités kilométriques : le remboursement des frais s’effectue sur la base d’un barème kilométrique censé couvrir tous les frais du véhicule (carburant, dépréciation du véhicule, etc). Les frais de péage sont remboursables sur présentation des justificatifs. Les éventuelles amendes et les frais de stationnement ne sont pas remboursables ; Covoiturage : vous pouvez éditer une facture à partir des principaux sites de covoiturage ; Avion : en classe économique uniquement ; RAPPEL : en cas d’alternative raisonnable à l’avion (ex : train d’une durée acceptable), il est requis de privilégier la solution la moins onéreuse.  Les frais liés au trajet domicile – lieu de travail ne peuvent pas être pris en compte dans les notes de frais.   4) Hôtels et restaurants :  La prise en charge des frais d’hôtellerie s’effectue sur la base du tarif d’une chambre par personne et par nuit, petit déjeuner compris et taxe de séjour inclus, sur une base d’un hôtel 2 étoiles (100€ maximum). Si le séjour est court (une seule nuit), il faut privilégier des regroupements en chambres doubles. Les frais de minibar ne sont pas remboursés.   5) Autres :  Ne sont pas prises en charge notamment : Les amendes Les dépenses personnelles Les dépenses datant de plus de 8 semaines Tout autre frais engagé dans l’intérêt d’En Marche !, susceptible d’être remboursé et appuyé par un justificatif, peut être intégré dans la note de frais.