Subject: RE: Devis mis à jour - Kits Ballons - EM
Date: Tue, 14 Mar 2017 16:51:45 +0000

Mis à jour le 03/03/2017  Process engagement des dépenses et validation budgétaire Territoires  « RS » désigne Roman Stachejko, « PR » Pacôme Rupin, « RC » Raphaël Coulhon et NT « Nelly Theophile »   A. Validation des dépenses (devis)  1. Tout devis est envoyé avant sa validation à l’adresse [email-masked] avec l’objet de la dépense  2. RS fait le suivi des engagements validés dans son tableau de suivi (onglet devis)  3. Une fois la dépense approuvée par PR, le devis est transmis de préférence par mail à RC [email-masked] avec le numéro de devis interne et le code budgétaire   4. RC/CO signe pour renvoi direct au prestataire via l’adresse [email-masked] (avec [email-masked] en copie)  La dépense est alors engagée.  5. Réconciliation des engagements à la réunion hebdo   B. Mise en paiement (factures)  1. Toutes les factures sont centralisées sur l’adresses [email-masked] ou déposées physiquement à la comptabilité.  2. A réception de la facture (par mail ou par courrier), NT entre la future dépense dans son tableau de suivi avec un numéro unique  3. La facture doit être transmise en version papier à RS pour vérification  4. RS réconcilie la facture avec le devis s’il existe (onglet devis)  5. RS fait signer PR et entre la facture dans le tableau de suivi (onglet factures)  6. RS annote la facture avec le(s) code(s) budgétaire(s) et les montants correspondants  7. RS transmet à NT la facture signée pour mise en paiement   Paiement par CB/prélèvement (si virement impossible)  1. Seule RS peut effectuer une commande par CB avec autorisation de PR  2. RC paye avec la CB (sans enregistrer les coordonnées)  3. RS enregistre la dépense dans son tableau de suivi (onglet Factures) le jour même  4. RS récupère la facture et la fait signer par PR le jour même  5. RS transmet la facture signée à RC le jour même  6. NT entre la dépense dans son tableau de suivi