Subject: RE: Warning évènements à l'étrangers
From: Cedric O <[email-masked]>
To: Raphaël COULHON <[email-masked]>, Event Event <[email-masked]>, Thomas BAJAS <[email-masked]>
Cc: Remy DEJOU <[email-masked]>, Jean GABORIT <[email-masked]>, Grégoire POTTON <[email-masked]>, Julien DENORMANDIE <[email-masked]>, Jean-Marie GIRIER <[email-masked]>, Ludovic CHAKER <[email-masked]>, Clara KOENIG <[email-masked]>
Date: Tue, 21 Feb 2017 08:44:24 +0000

BOnjour à tous,

J'ajoute que je ne sais pas si vous vous rendez compte, mais on vient de shooter 42K€ du budget meeting pour une salle qui d'après ce que je comprends permet d'accueillir 3000 personnes.

C'est plus de deux fois le tarif total d'un meeting en province. J'ai validé vu l'urgence mais c'est totalement anormal.

Merci de faire en sorte d'anticiper beaucoup plus en amont les salles des déplacements internationaux.

Cédric

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De : Raphaël COULHON
Envoyé : lundi 20 février 2017 16:34:11
À : Event Event; Thomas BAJAS
Cc : Cedric O; Remy DEJOU; Jean GABORIT; Grégoire POTTON
Objet : Warning évènements à l'étrangers

Hello,  

Je pense qu’il y a un petit problème d’anticipation pour les évènements à l’étranger. Après New York où un relais local a du avancer une grosse somme (avec la CB de son entreprise..) pour booker la salle à Columbia (docs reçus et réservation à J-4), Ygal de Londres vient d’avancer 35K£ pour la salle car nous avons reçu l’info vendredi soir pour mardi avec des docs mal remplis. L’urgence est moins problématique que l’aspect légal dans ce genre de situation, sans parler de la possibilité de voir l’évènement annulé. L’agenda de la semaine dernière, l’enchainement des meetings et des déplacements n’ont évidemment pas faciliter notre tâche.

Je ne sais pas où la réservation de Londres a vraiment buggé mais on doit pouvoir mettre en place des solutions pour mieux anticiper à l’avenir :

@Thomas : je pense qu’il faut insister auprès des relais locaux sur le fait qu’ils peuvent certes gérer la réservation de la salle, mais doivent vraiment reboucler avec l’évènementiel dès que possible pour tout ce qui engage le mouvement (assurance, paiement, signature du contrat/devis); ils ne peuvent rien signer/payer au nom d’En Marche.

@Team Event : pouvez-vous reprendre la main plus en amont sur l’organisation de ces évènements svp ? (quitte à rentrer en contact directement avec les prestataires). Exemple :  apparemment Ygal est passé en début de semaine au local pour préparer l’event, il a signé par erreur le booking form et une proposition technique à son nom le 13 février dont nous prenons connaissance le 17; n’ayant aucune nouvelle du paiement, la salle se disait prête à tout annuler. Est-ce possible de nous transmettre directement ce type de document dès que possible ?

Je me tiens à votre dispo pour discuter des améliorations possibles ;)

Raphaël Coulhon
Direction des Affaires Générales
Finances
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