Subject: Fwd: Bilan / perspectives DAG
Date: Tue, 24 Jan 2017 23:23:26 +0000

Direction des Affaires Générales

Janvier 2017
Bilan et perspectives

Rédacteur : Grégoire POTTON

Plan :

Vie interne
Affaires financières
Affaires juridiques
Ressources humaines

Janvier 2017
Vie interne

Logistique, process, vie quotidienne, événements internes

✅ Elaboration et diffusion du livret des process
✅ Sensibilisation à la campagne de vaccination antigrippale
✅ Mise en place du nouvel organigramme des accès informatiques
✅ Agrandissement progressif et travaux d’aménagement des bureaux avec les nouvelles arrivées
✅ Organisation de nombreux événements au local (visite des journalistes, conférences de presse, diners, soirées, mailathon, galette des rois, atelier nudge, teambuilding…)
✅ Organisation d’une première Riposte party grande échelle au local pour la diffusion des meetings (avec formations, accueil et animations).
✅ Diffusion d’un doc type à tous les animateurs locaux pour duppliquer les Riposte Party localement
✅ Structuration d’une équipe de bénévoles sur la vie interne (logistique, accueil, travaux, informatique…).
✅ Décentralisation des systèmes de réservation pour déplacements
✅ Sécurité des accès : tours de cou avec code couleur
✅ Finalisation des signalétiques des bureaux
⏳Sécurité informatique :
Niveau de protection accru
Sensibilisation auprès des équipes
Contacts avec l’ANSI et le SGDSN
⏳Rationalisation du recyclage
⏳Organisation d’une journée don du sang
⏳Création d’un compte METRO pour réduire le coût des commandes (notamment pour pot des Helpers) : mettre en place un process permettant un suivi strict de ces commandes en gros.
⏳Envoi des cartes de vœux à tous les référents et les animateurs locaux
⏳Lancement des Riposte Parties territorialisées (dans chaque comité local)
Organisation et management interne

✅ Élaboration et diffusion du « Qui fait quoi des Affaires générales »
✅ Mise en place de l’accueil professionnalisé au 4e étage
✅ Création de groupes de travail inter-directions (tracts et affiches, goodies, suivi des dépenses de campagne dans les territoires, suivi de la conformité juridique des actions dans les territoires)
✅ Structuration de l’équipe courrier
Identification des chefs de pôles
Création d’un pool de rédacteurs spécialisés
Lancement de formation pour les bénévoles rédacteurs
✅ Création des boucles Telegram de décision sur les BAT et les tracts et affiches.
✅ Pérennisation de la boucle Telgram ComInterne regroupant tous les salariés du mouvement
✅ Lancement des réunions hebdomadaires des Affaires générales élargies (AG, fundraising, courriers, accueil, Sélen…)
✅ Structuration de l’équipe de Helpers autour de Sélen, en lien avec les Affaires générales (responsables désignés) :
Formations phoning / mailing / courriers (AG, Alice M)
Suivi qualitatif des réponses mail (Mathilde Sarda)
Gestion des process et des calendriers
Accueil des nouveaux bénévoles et parrainage
Responsable de l’ambiance
Responsable des travaux et de la logistique (AG)
Vérification / filtrage des profils des nouveaux bénévoles (AG)
Responsable de l’accueil (AG)
Spin doctor innovation et pratiques
Rédaction de la charte du bénévole + DNA
⏳Faire un « Qui fait quoi ? » des Helpers à afficher clairement sur la porte
⏳Trouver davantage de bénévoles pour couvrir l’accueil le vendredi soir et le samedi.
❌ Création d’un calendrier des anniversaires des bénévoles et des permanents (avec alerte)
❌ Pousser les autres directions à faire un « Qui fait quoi ? »
Affaires financières

✅ Finalisation du budget 2017
✅ Rationalisation du process de suivi des finances (fonctionnement par direction, suivi très précis des engagements).
Identification de chargés de suivi budgétaire dans chaque direction
Centralisation des engagements financiers à la Direction des affaires générales (trésorerie)
✅ Centralisation des comptes pour commandes / achats
✅ Lancement des réunions hebdomadaires avec les experts comptables : point avec les JAM, le fundraising, la DAG
✅ Fin des appels d’offre tracts et affiches
✅ Structuration d’une équipe de bénévoles autour de Charlotte GUNTHNER :
Enregistrement et développement des petits dons
Phoning
Mise en place d’un parrainage par les grands donateurs
Organisation de la levée de fonds dans les territoires
⏳Réflexion sur les modes de financements pérennes (à court et long terme) : boutique en ligne, adhésions, cotisations élus et financement étatiques
⏳Dématérialisation des notes de frais pour les référents et les salariés du mouvement
⏳Appel d’offre livret programme
⏳Rationalisation des process des comptes de campagne (format de présentation très strict).
❌ Automatisation du versement des salaires via la banque

Affaires juridiques

✅ Création et structuration du comité des juristes
✅ Création et structuration d’une cellule de droit électoral
✅ Lancement d’un audit informatique et liberté (CNIL): RDV avec la CNIL, identification et sensibilisation en interne.
✅ Lancement d’une réflexion sur la structuration du mouvement
Création d’entités juridiques locales
Post législatives (comment s’inscrire dans la durée) : quelles instances ? quelle démocratie interne ?
Réflexion plus poussée sur les modes de financements pérennes
Création d’un Think Tank/fondation en appui ?
✅ Structuration du comité juriste
✅ Lancement de la cellule Droit électoral
✅ Accompagnement juridique du Van tour
✅ Création d’une cellule de suivi de la conformité et des comptes de campagne
⏳Nouvelle négociation contractuelle sur les locaux

Ressources humaines

✅ Archivage numérique complet des contrats et des documents personnels (mutuelle, prévoyance)
✅ Gestion de la croissance des recrutements :
1er novembre 2016 : 22 salariés
1er décembre 2016 : 32 salariés
1er janvier 2017 : 51 salariés
1er février 2017 : 64 salariés (prévision)
✅ Préparation des avenants aux contrats pour les salariés campagne
✅ Mise aux normes campagne d’affichage (affichage obligatoire en entreprise)
✅ Finalisation de la répartition totale Mouvement / campagne
⏳Lancement des avenants aux contrats pour la campagne
⏳Cellule de « recasement » (comment aider ceux qui en ont besoin) et de suivi pour après 2017
❌ Lancement d’un contrôle simulé (inspection du travail / finances)
❌ Se mettre à jour de la visite médicale obligatoire pour tous les salariés (médecine du travail).
❌ Lancer point avec salariés (entretien d’évaluation)
TO BE DONE (à compléter dans les jours qui viennent)

Accoucher d’un organigramme mouvement et campagne
Préparation d’un organigramme mouvement post élection
Rédaction des nouveaux statuts et préparation des prochaines échéances (élections, congrès)
Préparation d’un potentiel déménagement post élection
Mettre à jour l’inventaire complet mobilier
Créer une équipe de consolidation des comptes de campagne (en lien avec les EC)
Lancer préparation et CR des réunions d’équipe – GP/JD