Subject: CR Réunion 20/01
Date: Tue, 24 Jan 2017 16:57:34 +0000

Compte-rendu de réunion du 20 Janvier 2017
Participants :  Grégoire POTTON
        Raphael COULHON
        Lyuba LE GALL
        Vincent REYNIER
        Nicolas MARRECAU
Utilisation du logiciel comptable
Incrémenter une colonne n° de document dans les journaux de saisie
La colonne n° de pièce du logiciel servira de n° de document, le n° de la facture sera incrémenté dans le libellé de l’écriture via excel
Extraction du dossier   OK
Retour sur les modalités d’utilisation du logiciel      OK
Remboursement des frais de transport domicile-travail
Transports publics
Remboursement obligatoire à hauteur de 50 %
Mention obligatoire sur le bulletin de paie
Exonération de cotisations sociales et d’IR
Transports personnels
Remboursement non obligatoire
Si mise en place cela doit profiter à l’ensemble des salariés
Mention obligatoire sur le bulletin de paie
Exonéré de cotisations et d’IR dans la limite de 200 €/an
Assistants et attachés parlementaires
Interdiction du recours à un assistant ou attaché parlementaire durant son temps de travail.
Deux possibilités pour pouvoir participer à la campagne :
Suspendre son contrat et se mettre en congé sans solde ; Conclure un nouveau contrat, à durée déterminée, spécifiquement lié à l’élection. Ces frais de personnel doivent obligatoirement être réglés par le mandataire financier.
Participer à la campagne pendant ses congés payés. Le travail sera assimilé à du travail bénévole et ne fera l’objet d’aucune rétribution. Si la contribution à la campagne est active, assidue et sur le long terme, avec une prestation intellectuelle ou technique clairement identifiée, son coût devra être évalué et figurer dans le compte au titre des concours en nature.
Note de frais des parlementaires
A voir cas par cas.
A éviter car ils bénéficient de lignes budgétaires spécifiques pour leurs frais.
Les dons des personnes physiques ne doivent pas provenir de fonds afférant à l’IRFM (indemnité représentative de frais de mandat) des parlementaires (Art. L. 52-8-1 du Code Electoral).
PROCEDURE
Factures d’achat – Exhaustivité
Procédure actuelle :
Les devis avant centralisation émanent des 3 directions
Opération :     - Ludovic CHAKER
        - Clara KOENING
Stratégie :     - Ismaël EMELIEN
        - Julien TUSSY
Affaires générales :    - Grégoire POTTON
        - Lyuba LE GALL
Comptabilisation de tous les devis (obligatoire pour les prestations >10 K€)
Si <10 K€ Raphaël COULHON
Si <100 K€ >10 K€ Cédric O
Si >100 K€ EM
Les factures qui parviennent au parti sans centralisation préalable et par différents canaux (mails, remises en mains propres, courrier sans destinataires, responsables divers,…) sont in fine centralisées chez Raphaël COULHON.
        Rapprochement avec les devis existants
        Visa des directeurs
        Comptabilisation
        Mise en paiement        (Raphaël si <10 K€)
                        (Cédric si >10 K€)
Modalités de règlement
Les chèques très rares ne sont émis que par Cédric O.
Les virements constituent l’essentiel des mouvements bancaires.
Deux CB uniquement (Cédric O et Raphaël COULHON) pour quelques règlements spécifiques.
Les prélèvements (rares mais souvent difficiles à justifier par des pièces).
Analyse critique
Pas d’incitation à la centralisation des factures.
Aucune assurance du traitement exhaustif des factures reçues (traçabilité inexistante)
Utilisation de la base devis uniquement pour valider les factures en traitement mais pas de suivi des devis non facturés
Non traitement des prélèvements non identifiés ou mal justifiés.
Préconisation
Centralisation préalable de toutes les factures chez Raphaël COULHON (mise en place d’une procédure courrier, indication aux fournisseurs pour faciliter cette centralisation etc…)
Numérotation (chronologique) de toutes les factures reçues avant traitement préalable et saisie selon grille ci-dessous :
N°
date
Libellé
Montant
Destinataire (Direction)
Date retour
Suivi de ces factures et relance des directions pour éviter l’accumulation des factures non traitées.
Suivi périodique et critique de la base devis afin de s’assurer du non égarement des factures.
Apurement hebdomadaire des prélèvements non justifiés.
POINTS EN SUSPENS EVOQUES LORS DE LA REUNION DU 06/01/2017
FINANCEMENT
Participants :  Emmanuel MIQUEL
        Christian DARGNAT
        Charlotte GUNTHER
        Vincent REYNIER
        Nicolas MARRECAU
Points spécifiques abordés
Virements sans affectation
Environ 50 mouvements représentant 200 K€ à identifier - TO DO
FONCTIONNEMENT
Participants :  Cédric O
        Grégoire POTTON
        Raphael COULHON
        Lyuba LE GALL
        Vincent REYNIER
        Nicolas MARRECAU
Mise en place d’un logiciel de NDF - Souhait du Cabinet pour homogénéiser le traitement et pour introduire une procédure stricte sur les décaissements.
Pré-saisie des NDF
Contrôle des pièces
Accord
Règlements = comptabilisation définitive.
       Logiciel prêt à être utilisé
Possibilité d’intégrer des provisions liées aux frais de personnel dans les comptes de campagne – NON Voir procédure alternative à mettre en place - TO DO
Départ des dépenses intégrées dans les comptes de campagne : 16/11/2016 sauf cas spécifique (Mutualité ? etc…) à valider
Schéma de comptabilisation de dépenses de campagne
Mise en place d’une comptabilité analytique avec deux axes
Comptes budgétaires (Cédric O)
Nomenclature de la CNCCFP
Recrutement d’un comptable
Proposition faite par CER en attente de validation.          Recours au vivier de bénévoles du parti - URGENT