Subject: FW: Process engagements / décaissements 2017
Date: Mon, 23 Jan 2017 10:36:33 +0000

Mis     à       jour    le      18/01/2017                       Process        engagement      des     dépenses        et      validation      budgétaire       Direction      des     Affaires        Générales        1. Validation des dépenses (devis)  1. Tout devis est envoyé avant sa validation à l’adresse [email-masked] avec l’objet de la dépense.   2. LLG fait le suivi des engagements validés dans son tableau de suivi (onglet devis)  3. Une fois la dépense approuvée par LLG, le devis est transmis par mail à RC avec le numéro de devis interne pour signature  4. RC/CO signe pour renvoi direct au prestataire via l’adresse [email-masked] (avec [email-masked] en copie) à La dépense est alors engagée.  5. RC enregistre les informations basiques du devis (No interne, montant, prestataire)  6. Réconciliation des engagements à la réunion hebdo  2. Mise en paiement (factures)  1. A réception de la facture (par mail ou par courrier), RC entre la future dépense dans son tableau de suivi avec un numéro unique  2. La facture doit être transmise en version papier à LLG pour vérification  3. LLG réconcilie la facture avec le devis s’il existe (onglet devis)  4. LLG fait signer GP et entre la facture dans le tableau de suivi (onglet factures)  5. LLG annote la facture avec le(s) code(s) budgétaire(s) et les montants correspondants  6. LLG transmet à RC la facture signée pour mise en paiement   Paiement par CB/prélèvement (si virement impossible)  1. Seule LLG peut effectuer une commande par CB avec autorisation de GP  2. RC paye avec la CB (sans enregistrer les coordonnées)  3. LLG enregistre la dépense dans son tableau de suivi (onglet Factures) le jour même  4. LLG récupère la facture et la fait signer par GP le jour même  5. LLG transmet la facture signée à RC le jour même  6. RC entre la dépense dans son tableau de suivi