Subject: Procédures financières : update aux Directeurs
Date: Sat, 14 Jan 2017 18:23:43 +0000

En Marche !
Procédures financières – email aux Directeurs (en Cc les chargés de suivi budgétaire)
Mise à jour 14/01/2016
Bonjour à tous,
Suite à nos échanges sur le BP2017 acté le 10 janvier, le présent email a pour but de partager avec vous nos nouvelles procédures financières pour suivre au plus près les dépenses au sein de chaque direction, où ces procédures doivent être communiquées et rappelées régulièrement.
« RC » désigne Raphaël Coulhon, « EM » Emmanuel Macron, « CO » Cédric O
Les 3 Directeurs sont Ludovic Chaker (Opérations), Ismaël Emelien (Stratégie et Communication) et Grégoire Potton (Affaires Générales).
Les 3 chargés de suivi budgétaire sont Clara Koenig (Opérations), Julien Tassy (Stratégie et Communication) et Lyuba Le Gall (Affaires Générales).
Suivi budgétaire
Le suivi budgétaire (engagements/dépenses) s’effectue à 2 niveaux :
1/ suivi par ligne budgétaire au niveau de chaque Direction (par un chargé de suivi budgétaire)
2/ suivi global au niveau de l’association (par RC et CO)
Ces 2 niveaux sont mis en correspondance à l’occasion de réunions hebdomadaires.
Certaines lignes budgétaires font l’objet d’un suivi très précis, notamment l’animation territoriale, le service d’ordre et les meetings.
Engagements de dépense/devis
Personne ne peut engager formellement de dépenses au nom de l’association sans signature de RC, CO ou EM (voir détails ci-dessous) :
Jusqu’à 10 000€, les documents peuvent être signés par RC ;
Entre 10 000€ et 100 000€, seul CO est habilité à signer ;
Au-delà de 100 000€, une double signature CO et EM est requise.
Concrètement, la personne chargée du suivi budgétaire au sein de la Direction intègre dans le suivi puis transfère le devis à RC en précisant le(s) code(s) budgétaire(s) ainsi que l’objet de la dépense.
Décaissements/Paiements
Toute facture d’un montant supérieur à 10 000€ doit avoir fait l’objet d’un devis préalablement validé.
A réception de la facture, le chargé de suivi budgétaire au sein de la Direction doit intéger dans son suivi puis annoter la facture avec le(s) code(s) budgétaire(s). Pour pouvoir donner lieu à règlement, la facture doit ensuite être datée et contresignée par le Directeur qui en valide ainsi l’exécution et autorise le paiement.
Les règlements se font prioritairement par virement bancaire.
Jusqu’à 10 000€, les virements peuvent être indifféremment effectués par RC ou CO ;
Au-delà de 10 000€, seul CO est habilité à effectuer les virements.
Les chèques sont signés exclusivement par CO.
Cas particulier des règlements « upfront » par CB
Certains règlements doivent donner lieu à un règlement par CB préalable à l’obtention d’une facture. Seul le chargé de suivi budgétaire peut ordonner ce type de dépense ; il est chargé de récupérer la facture, d’y indiquer le(s) code(s) budgétaire(s), et de la faire signer par le Directeur dans la journée. Idem pour les prélèvements automatiques (type abonnements mensuels).