Subject: Procédures
Date: Fri, 13 Jan 2017 19:34:43 +0000

En Marche !
Comptabilité des notes de frais
Proposition de process
Récurrence
Les dépenses engagées pour le mouvement par les volontaires et les salariés leurs sont remboursées une fois par mois – sauf montant exceptionnel ou accumulation excessive de dépenses en un court laps de temps ;
Afin de pouvoir être comptabilisées en fin de mois, les notes de frais fonctionnent du 20 au 20 (elles doivent être déclarées avant le 20 du mois ou attendre le 20 du mois suivant)
Modus operandi
Les volontaires / salariés conservent l’ensemble des pièces justificatives (factures) ;
Avant le 20 du mois, ils remplissent la feuille de note de frais-type, la signe et la transmettent à Ludovic Chaker pour validation ;
En cas de validation, LC valide la feuille de frais (« Bon pour paiement) / date / signature) ;
La feuille de frais validée est transmise par scan à CO et conservée physiquement avec les justificatifs par LC ;
CO effectue le paiement.
Nota bene
Dans le cas des notes de frais émanant de LC lui-même, c’est CO qui valide (et règle) la note de frais ;
Dans le cas où un volontaire / salarié aurait égaré un justificatif, il doit effectuer une déclaration sur l’honneur de la dépense sur papier libre, en précisant les circonstances / date / montant dépensés ; un tel cas de figure ne peut être qu’exceptionnel.