Subject: Procédures
Date: Fri, 13 Jan 2017 19:34:43 +0000

En Marche !
Proposition de process budget&finances 2016
Budgets 2016
Les responsables de « streams » (RS) sont chargés de proposer un budget pour leur pôle jusqu’au 31/12/2016.
Ce budget prévisionnel englobe l’ensemble des composantes budgétaires nécessaires aux missions qui leurs sont affectées (notamment salaires, prestataires, notes de frais, etc.)
Le budget doit être proposé pour le dimanche 25/09 au soir. Des réunions entre les RS et une équipe centrale (CO, LC, JD ou AK) permettront de préciser le contenu de ces budgets pour le 2/10.
Une réunion de finalisation avec EM permettra ensuite de finaliser les arbitrages budgétaires et le budget global.
Liste des « streams » identifiés :
Communication (yc conseil en communication, achat d’espace et mailing, prestataires) ;
Fundraising (yc salaires, évènements, déplacements des fundraisers) ;
JAM (yc salaires, déplacements, locations de salles) ;
Presse (yc notes de frais, évènements)
Secrétariat général (yc salaires de l’organisation centrale non portés par les autres streams, meetings, réunions, idées, déplacements, frais généraux) ;
Stratégie (yc études, sondages, conférences de consensus) & Numérique (yc salaires, prestataires, publicité, etc) ;
Territoires (yc salaires, dépenses locales, déplacements des référents).
Le pôle « Idées » est financièrement rattaché à la communication.
Sur la base des arbitrages rendus, le trésorier et le délégué/directeur général de l’association signifient formellement aux RS leurs capacités d’engagement jusqu’au 31/12/2016. Ce plafond engage la responsabilité des RS (un RS formellement identifié pour les aspects financiers par stream).
Engagements et décaissements
Une équipe « finances » est identifiée au sein de la structure (trésorier + un ou deux salariés). Cette équipe est chargée de la consolidation et du suivi des engagements et décaissements des pôles. Elle possède par ailleurs le monopole des règlements au nom d’En Marche.
Engagements
Les RS sont habilités à engager des dépenses jusqu’à 10 000€. Au-delà, la double signature du RS et du trésorier est requise. A partir de 100 000€, c’est une triple signature qui est requise : RS, trésorier, Président. Chaque engagement doit systématiquement faire l’objet d’une double opération :
Un signalement immédiat par email à l’équipe finances : date, montant, bénéficiaire, objet, ligne budgétaire à laquelle il se rattache ;
Une communication des pièces comptables préalablement visées.
Décaissements
Pour être réglée, une facture doit être visée
Jusqu’à 10 000€, par le RS ;
A partir de 10 000€, par le RS et le délégué/directeur général.
Sur cette base, l’équipe finances procède au règlement et à l’archivage des factures.
En cas de règlement a priori (avance, billets de train ou d’avion, paiement en ligne, etc), les RS sont tenus de préciser la demande par email à l’équipe finances : date, montant, bénéficiaire, objet, ligne budgétaire. En cas de montant supérieur à 2000€, un accord écrit (email) du trésorier en personne est nécessaire avant d’effectuer tout règlement. La facture doit impérativement être présentée ex-post par le RS.
Deux cartes bleues sont disponibles : l’une au nom du trésorier ; l’autre au nom de l’un des salariés de l’équipe finances seul habilité à en faire usage.
Pour les frais engagés par l’équipe accompagnant le Président en déplacement, ceux-ci sont avancés par les membres de l’équipe et font l’objet d’un remboursement sur notes de frais. Une Amex ou Mastercard peut leur être fournie par le mouvement afin d’augmenter le différé de leur débit.
Suivi
L’équipe finance consolide et suit le progrès des engagements et décaissements des pôles, et procède aux rappels à l’ordre / ajustements nécessaires.
En cas de modification du plafond des dépenses autorisées, celle-ci est formellement signifiée par le trésorier au RS.
Le suivi des engagements/décaissements fait l’objet d’une réunion hebdomadaire de l’équipe finances, en lien avec le SG et le DG.