Subject: Process - Salles de réunion - fonctionnement
From: Grégoire POTTON <[email-masked]>
To: Sylvain FORT <[email-masked]>, Missak KELOGLANIAN <[email-masked]>, Alexandre CARAYON <[email-masked]>, Charlotte GUNTHNER <[email-masked]>, Julien TASSY <[email-masked]>, Pacôme RUPIN <[email-masked]>, Ismaël EMELIEN <[email-masked]>, Sibeth NDIAYE <[email-masked]>, Ludovic CHAKER <[email-masked]>, Thomas BAJAS <[email-masked]>, Stéphane SEJOURNE <[email-masked]>, Quentin LAFAY <[email-masked]>, Vincent CAURE <
Date: Fri, 18 Nov 2016 16:11:36 +0000

Bonjour à toutes et tous,

Les salles de réunions sont enfin prêtes (il manque encore les écriteaux sur les portes mais cela ne va pas tarder).
La réservation est possible dès maintenant.

Voici les principales informations sur le fonctionnement.

Les salles disponibles :

Au 5e étage :

-          Salle Diago, 12-20 personnes (salle de réunion ouverte). A utiliser uniquement en interne.

Au 4e étage :

-          Salle Plantes, 6-8 personnes

-          Salle Montparnasse, 8-12 personnes

-          Salle Abbé Groult, 12-15 personnes

-          Salle En Marche, 16-20 personnes

Réservations :

Effectuer une réservation :

1.      Créer une réunion sur votre agenda Outlook en cliquant sur le bouton « Réunion »

2.      Choisir la salle en la mentionnant dans les invités de votre réunion.

Salle Diago : [email-masked]<mailto:[email-masked]>
Salle Plantes : [email-masked]<mailto:[email-masked]>
Salle Montparnasse : [email-masked]<mailto:[email-masked]>
Salle Abbé Groult : [email-masked]<mailto:[email-masked]>
Salle En Marche : [email-masked]<mailto:[email-masked]>

3.      Invitez les participants

4.      Une fois renseigné l’emplacement souhaité de votre réunion et la demande de réunion envoyée,

a.      Si la salle de réunion est déjà prise, vous aurez un mail d’erreur mais la réunion n’est pas annulée.

b.      Si la salle de réunion est libre, le créneau sera réservé.

Deux points d’attention / potentielles erreur :

-          Si la salle n’est pas disponible, la réunion reste créée. Il faut donc penser à la reporter / l’annuler / trouver une nouvelle salle de réunion. C’est un problème insoluble d’Outlook sur Mac. Pour éviter ce genre de désagrément, vous pouvez consulter le calendrier des salles avant de réserver (cf infra).

-          L’inscription du nom de la salle dans le cadre « Emplacement » n’a aucun effet. Autre problème insoluble de Outlook sur Mac.

Consulter le calendrier des salles :

1.       Dans votre agenda, cliquer sur « Ouvrir le calendrier partagé »

2.       Entrer le nom de la salle de réunion. Exemple : [email-masked]<mailto:[email-masked]>

3.       Autoriser le serveur à configurer vos paramètres

4.       La salle apparaitra ensuite en bas à gauche de votre écran (Calendriers partagés)

En cas de problème, n’hésitez pas à me faire part de vos retours.

Merci, et je vous souhaite d’excellentes réunions !

NB : Ce process et ceux qui vont suivre dans les jours et semaines qui viennent, seront compilés dans un document unique que l’on vous adressera à chque mise à jour.

GP

Grégoire POTTON
Direction des Affaires Générales