Subject: Fwd: Hotel Bloom - conférence de presse 20.10.16
Date: Fri, 14 Oct 2016 16:29:28 +0000

Merci de parapher     Hotel BLOOM!  AFEMA - EN MARCHE    De la part de  A l’attention de    Aline Bossard  Christian Dragnat   Tél : +32 2 220 69 11     Fax : +32 2 217 84 44   rue Royale 250 Koningsstraat B - 1210 Bruxelles - Brussel Tel : 32 (0)2 220 66 11 Fax : 32 (0)2 217 84 44  E-mail : [email-masked] Date : 14.10.2016  [email-masked]  Cher M. Dragnat,  Concerne : Contrat pour votre évènement du ID :  3116704   Nous avons pris bonne note de votre confirmation de la manifestation en référence et vous en remercions.  Vous trouverez en annexe le contrat reprenant tous les détails de celle-ci dont nous vous demandons de nous retourner une copie complétée le cas échéant et signée pour le 17.10.16.  Nous vous saurions gré de nous transférer les montants des acomptes sur notre compte bancaire :  KBC 734-0057516-04 de l’agence KBC Arenberg-Horta   Rue d’Arenberg, 11   B-1000 BRUXELLES BIC : KREDBEBB IBAN : BE10 7340 0575 1604  en mentionnant en communication le nom et la date de la manifestation.  Dans cette attente, nous vous prions de croire à l’assurance de nos salutations les plus sincères.    Aline Bossard Meeting & Event Planner   Merci de parapher  CONTRAT DE RESERVATION DE MANIFESTATION  Entre :  Hotel BLOOM! S.A.     Téléphone : +32 02 220 66 11 rue Royale, 250     Téléfax : +32 2 217 84 44 B – 1210 BRUXELLES     E-mail : [email-masked]  dénommé ci-dessous « l’hôtel », et  AFEMA - EN MARCHE      Téléphone :  BP80049    94801 Villejuif      E-mail : [email-masked]  dénommé ci-dessous « le client »  il est confirmé ce qui suit :  Manifestation Conférence de presse Meeting room 1 pour 30 personnes en théatre de 11h à 12h à €395 au lieu de €795 € 395.00 Café en salle à €5 par personne pour 30 personnes € 150.00 Equipment technique Flipchart Inclus Ecran Inclus LCD projector Inclus TOTAL € 545.00 Date Heure Evénement Function Space Setup Style Att. Rental Rev. 20-10-16 11:00-12:00 Pause Café MEETING ROOM 1 Style théatre 30     11:00-12:00 Réunion MEETING ROOM 1 Style théatre 30 €395.00  Conditions particulières a) Location de la salle plénière sur base d’un minimum de 25 personnes.  b) Les espaces pauses cafés ainsi que les espaces pour les lunches sont à partager avec d’autres groupes sauf si mentionné différemment dans le contrat. c) Tout pointeur laser, non retourné et dont la caution n’aura pas été signée pour retour, sera facturé à €80 pièce sur la facture globale de votre événement. d) Dans le cas où le GSM donné ne soit pas restitué à la réception à la fin de la réunion, un d’un montant de €150 sera facturé. e) Dans le cas où le laptop donné ne soit pas restitué à la réception à la fin de la réunion, un d’un montant de €500 sera facturé. f) Tout changement de set-up, non planifié et communiqué lors de l’evenement, sera facturé à hauteur de €250 sur la facture finale.  Merci de parapher  g) Fumeurs: Merci de noter que l’entièreté de l’hôtel BLOOM est un non-fumeur. S’il est constaté par nos services qu’une personne a fumé dans une chambre ou autre espace au sein de l’hôtel, cette dernière sera facturée 175€.  Sauf mention contraire, tous les prix mentionnés dans cette offre s’entendent taxes et service inclus.  FACTURATION  Le client est responsable pour le montant total de l’événement ainsi que pour toute annulation, départ anticipé ou non présentation.  La liste ci-dessous reprend les détails des postes de frais. Pour chaque poste de frais, il est demandé de mentionner s’il doit être facturé au client ou individuellement à chaque participant.  Facturation    Facture globale du client         Individuelle  Frais de location de salons    □    □ Restauration organisée (cocktail, dîners,…)  □    □ Parking        □    □ Extras (blanchisserie, téléphone, …)   □    □  COORDONNEES DE FACTURATION  Merci de confirmer votre moyen de paiement □ Le prépaiement de l’événement se fera par transfert bancaire □ Le prépaiement de l’événement se fera sur la carte de crédit mentionnée ci-dessous  La facture globale du client sera adressée à :  AFEMA - EN MARCHE  A l’attention de   BP80049 94801 Villejuif Numéro de TVA : ……………………………….. ( si ce n’est pas applicable merci de le mentionner)  Numéro de PO: ………………………………… ( si ce n’est pas applicable merci de le mentionner)  Nous vous saurions gré de mentionner très clairement toute modification quant à ces coordonnées.  ACOMPTES  Lors de la confirmation de la manifestation, le client payera 100% des frais totaux estimés. Une réservation dont l’acompte n’a pas été versé dans le délai prescrit, sera considérée comme nulle.   Carte de crédit N° __________________________________   Exp. ____  /  ____ Nom sur la carte : ______________________  Nous vous saurions gré dès lors de procéder au versement des acomptes suivants : €545.00 sur notre compte bancaire KBC 734-0057516-04 de l’agence KBC Arenberg-Horta   Rue d’Arenberg, 11     BIC : KREDBEBB   B-1000 BRUXELLES    IBAN : BE10 7340 0575 1604  Merci de parapher  CARTE DE CREDIT  Formulaire d’autorisation de prélèvement sur carte de crédit  Je soussigné …………………………………………………………………… autorise par la présente “S.A.Hotel BLOOM! N.V.” de charger ma carte de crédit.   Nom: ............................................... Prénom:..................................................................  Adresse:.............................................................................................................................  Ville: ………………………………………… Pays: ……………………………………………… Boite postale:...………………… ….   Tel ( )..................................................................... Fax ( )................................................... Email:…………………………………………………………………………………………….……………………….…………… ……………………  Détails de ma carte de crédit:   Type de carte de crédit: American Express / Euro Card- MasterCard / Diners Club / Visa Numéro de la carte de crédit: ………………………………………………………………………………………….…………………  Date d’expiration: …………………………………………  Nous vous saurions gré de mentionner très clairement toute modification quant à ces coordonnées.  Je souhaite payer pour:   Chambre, taxe de séjour   Petit déjeuner   Restaurant/Bar   Parking   Telephone   Autres : ………………………………………………   Je souhaite garantir ce qui suit:  Chambre, taxe de séjour   Petit déjeuner  Restaurant/Bar  Parking  Telephone  Autres: ……………………………………………  Montant maximum autorisé: € …………………..  (Sans montant mentionné = aucune limitation; dans le cas où le montant de la facture est  au-dessus du montant total autorisé, le montant restant devra être réglé par le client à son départ)   Le client nous fera parvenir une copie de sa carte de crédit et carte d’identité (recto et verso) joint à ce contrat.  Nous vous saurions gré de mentionner très clairement toute modification quant à ces coordonnées.  Merci de parapher  CONDITIONS GENERALES   Le client reconnaît avoir pris connaissance et avoir marqué son accord sur les        conditions générales mentionnées ci-dessus et annexées au présent contrat.  Fait à Bruxelles le 14.10.2016,  Pour l’hôtel,     Pour le client, date ……………..,  Nous vous saurions gré de faire précéder votre signature de la mention manuscrite « lu et approuvé »     Nom : Aline Bossard     Nom : Titre : Meeting & Event Planner   Titre :  Merci de parapher  CONDITIONS GENERALES Ce contrat est propre au client avec qui il a été élaboré et n’est donc pas transférable partiellement ou entièrement sous quelle que forme que ce soit.  ARTICLE 1 Excepté si ces dispositions écrites spéciales ont été déterminées par une personne autorisée, les présentes conditions commerciales seront d’application quant à tous les services fournis par s.a. Hotel BLOOM! Et quant à tous les contrats convenus ou devant être honorés. Ces conditions générales sont clairement affichées dans les bâtiments et se trouvent imprimées au dos de tous les documents publiés. Elles sont par conséquent considérées comme avoir été suffisamment communiquées aux clients, parties contractantes et aux tiers.   ARTICLE 2 Les tarifs qui ont été confirmés dans des offres restent valables durant une période de 3 mois. Après ce délai, ils peuvent être modifiés conformément aux conditions économiques. Les tarifs d’application sont ceux en vigueur le jour de la prestation de service.  ARTICLE 3 Le directeur de l’hôtel ne sera pas tenu responsable d’un quelconque dommage pouvant être engendré lors d’un événement qu’il ne peut prévoir (force majeure), malgré toutes les précautions nécessaires, par rapport aux circonstances et conséquences. Il ne pourra également pas être responsable de dommages causés par une faute, même une faute partielle, commise par le client. Les articles 1952 jusqu’à 1954 quater du Code civil relatifs à la sécurité sont d’application.  ARTICLE 4 Le client doit se comporter en respectant les normes acceptées et les règles intérieures de l’hôtel dans lequel il séjourne. Une violation grave ou répétée des règles intérieures de l’hôtel donne le droit à s.a. Hotel BLOOM! de mettre fin au contrat sans notification préalable. Le client et la partie contractante sont ensemble et individuellement responsables par rapport à s.a. Hotel BLOOM! quant à un quelconque dommage touchant des personnes, la propriété de l’hôtel, les installations et l’équipement et les zones auxquelles le public a généralement accès.   ARTICLE 5 Les clients acceptent d’informer l’hôtel d’une quelconque modification de l’utilisation des espaces loués et de ne pas inviter des personnes dont l’attitude, la réputation ou la respectabilité peut de quelle que manière que ce soit, être préjudiciable pour la propriété de l’hôtel ou sa réputation morale. En ce qui concerne ce dernier point, l’hôtel se réserve le droit d’intervenir si nécessaire. Si ladite obligation n’est pas respectée,   s.a. Hotel BLOOM! est en droit d’annuler l’événement sans compensation aucune.  ARTICLE 6 Le client ne recevra que des factures dépassant les € 500,00 et uniquement avec l’accord écrit préalable de l’hôtel. Tous les montants inférieure à € 500, 00 seront payé sur place. S.a. Hotel BLOOM! se réserve le droit de demander un paiement préalable de la note ou des notes respectives. Toutes les notes récapitulatives ou les factures doivent être payées en espèces sans réduction. Lesdites factures et notes octroient légalement le droit à s.a. Hotel BLOOM! de facturer des intérêts quant aux arriérés à hauteur d’1% par mois, sans notification formelle jusqu’au paiement entier et final de ceux-ci. En outre, à partir du moment de l’ envoi de la première notification formelle de paiement en retard, un montant forfaitaire équivalant à 15% de la note ou de la facture avec un minimum de € 150,00 pourra légalement être demandé. Chaque paiement en retard d’une simple note ou facture donne le droit à l’hôtel ou à quelqu’un d’autre des établissements s.a. Hotel BLOOM! de suspendre toutes les instructions, toutes les réservations et tous les services et toutes les ventes ou fourniture de quelconque nature.  Paiement. Toutes les factures seront réglées par les clients au moment du départ, sauf si cela a été décidé autrement dans le contrat en annexe.    ARTICLE 7 En cas de force majeure ou d’un événement imprévisible indépendant de la volonté de la personne concernée, (comme mais ne se limitant pas aux : intempéries, guerres, autorités gouvernementales,  terrorisme, désastres, grèves, troubles civils, restrictions en matière de transport ou facilités de transport ou une toute autre urgence ou événement indépendant de la volonté de la personne concernée), l’hôtel est exempté de ses obligations, sans donner droit à une compensation. L’hôtel accepte cependant d’informer l’autre partie par tous les moyens possibles afin de limiter tous les dommages possibles.   ARTICLE 8 Toutes les plaintes doivent être faites par écrit et envoyées par courrier recommandé endéans les 7 jours calendaires après l’événement. Chaque plainte reçue après cette période ne sera pas prise en considération.   Dans le cas de litiges ou de procédures légales, seules les cours de Bruxelles disposeront de la juridiction et les lois de la Belgique seront d’application dans lesdits litiges.   Merci de parapher  CONDITIONS PARTICULIERES POUR LES REUNIONS, EVENEMENTS ET GROUPES  1. CONFIRMATION & PAIEMENTS Une réservation est uniquement considérée comme définitive après l’obtention d’une commande de confirmation détaillée signée ‘POUR ACCORD’. L’hôtel confirmera ceci en envoyant un contrat demandant un paiement d’avance.  Une réservation est uniquement considérée comme définitive après l’obtention d’un contrat ‘POUR ACCORD’ et de 45% (quarante-cinq pour cent) du total des coûts estimés sous forme de paiement d’avance. Les réservations pour lesquelles aucun paiement d’avance n’a été effectué endéans la période stipulée seront annulées. Un paiement supplémentaire de 55% (cinquante-cinq pour cent) sera exigé 30 jours avant la date d’arrivée du groupe.    1.2 RESERVATIONS DE CHAMBRES  Liste de chambres. La liste de chambres finale sera soumise à l’Hôtel par écrit au plus tard 14 jours avant l’arrivée. Une liste détaillée de noms, de dates et d’heures d’arrivée et de départ doit être clairement indiquée. En outre, toutes les réservations mentionnées sur la liste de chambres sont garanties par le Client en cas de non présentation et d’annulation tardive. Si la rooming liste complète n’est pas renvoyé dans le délai requis, l’hôtel se réserve le droit de relâcher les chambres qui ne sont pas encore nommées. Sauf mention contrainte, ces chambres relâchées seront facturées pour l’intégralité du séjour. Réservation individuelle. Lorsque le client du Client est responsable de sa réservation de chambre individuelle, l’allocation de toutes les chambres non utilisées sera libérée à la date convenue. Le Client est toutefois habilité à garder l’allocation inutilisée s’il garantit le paiement des nuitées des chambres non utilisées.  Modifications. A tout moment, le client informera par écrit l’Hôtel quant à un quelconque changement en ce qui concerne les détails d’arrivée, par exemple les dates d’arrivée et de départ, les changements de nom des invités. Aucun accord verbal ne sera accepté.   Non présentation & Départs inattendus. Le Client sera responsable pour chaque chambre inoccupée au tarif contractuel convenu.   2. NOMBRE DE PERSONNES FACTUREES   Le Client doit informer l’Hôtel par écrit du nombre exact de participants; les modifications peuvent se faire à partir de la signature du contrat jusqu’à maximum 5 jours ouvrables avant la date de l’événement et ne dépasseront en aucun cas plus de 10% au total du nombre initial de participants. Si le nombre de participants ou de chambres augmente, la facture sera rédigée en fonction du dernier nombre de participants ou chambres confirmé. Tout autre chiffre d’affaires confirmé sera facturé entièrement.  Pour les chambres, nous acceptons un écart de 5% par rapport au dernier nombre confirmé de chambres par nuit.  Réunions résidentielles : Le contrat d’accommodation et le contrat du banquet sont indissociables. Un quelconque changement réduisant le chiffre d’affaires contractuel de plus de 20% engendrera ipso facto l’invalidation des tarifs de chambres acceptés et l’application de tarifs d’entreprise internationaux. L’Hotel BLOOM! garantit de son côté la fourniture de 10% de couverts en plus par rapport au nombre définitif d’invités pour un groupe jusqu’à 100 personnes et 5% en plus pour un groupe de plus de 100. Ces places ‘supplémentaires’ seront bien entendu facturées au client et par conséquent le nombre réel d’invités présents sera 3. ANNULATION COMPLETE DE L’EVENEMENT ET/OU CHAMBRES   Des frais d’annulation seront demandés en fonction de ce qui suit et ne sont pas cumulatifs : A partir de la signature du contrat jusqu’à 120 jours avant l’annulation, équivaut à 40% de la valeur contractuelle. Entre 119 jours et jusqu’à 90 jours avant l’annulation, équivaut à 60% de la valeur contractuelle. Entre 89 jours et jusqu’à 30 jours avant l’annulation, équivaut à 80% de la valeur contractuelle. Entre 29 jours et jusqu’à 0 jours avant l’annulation, équivaut à 100% de la valeur contractuelle. Le contrat des chambres et de la conférence sont indivisibles. Une annulation complète de la partie chambres engendrera une annulation complète de la partie conférence sauf si cela a été convenu différemment.  Pour les annulations en dehors de ces périodes de notification, ou au-delà de ces limitations, les frais s’élèveront à 100% du tarif contractuel de la chambre pour la durée du séjour.   Pour une quelconque réservation durant les périodes de congrès et dans le cadre d’événements dans toute la ville, l’Hôtel se réserve le droit d’adapter ses conditions de dépôt et d’annulation.    4.  BLOCAGE DE CHAMBRES BASE SURE UNE RESERVATION INDIVIDUELLE  4.1 L’hôtel fournira au client un lien internet pour des réservations en ligne au tarif contractuel préférentiel  4.2 Chaque invité individuel sera responsable de sa réservation et garantira ses propres chambres et sera responsable en cas d’annulations, de non présentation ou de départ prématuré.   4.3 Chaque annulation qui ne sera pas communiquée par écrit endéans les 5 jours ouvrables avant la daté d’arrivée ne sera pas prise en considération et un pourcentage de 100% du séjour sera facturé. Nous facturerons 100% du séjour en cas de non présentation.  4.4 L’allocation non utilisée sera libérée par l’hôtel de la façon suivante: 50% des chambres non réservées seront libérées 2 mois avant l’événement, 100% des chambres non réservées seront libérées 1 mois avant l’événement. (Sauf si cela a été accepté plus tôt dans le contrat) 4.5 Les contrats des chambres et de la conférence sont indivisibles. Une annulation complète de la partie chambres engendrera une annulation complète de la partie conférence sauf si cela a été convenu différemment.    Merci de parapher  5. FRAIS SUPPLEMENTAIRES 5.1 Dans les cas où un événement dure plus longtemps ou un groupe reste plus longtemps que la période convenue, l’Hotel BLOOM! se réserve le droit de facturer des frais supplémentaires.  5.2 Tous les repas, boissons ou autres services n’étant pas compris dans l’accord de réservation seront facturés par l’hôtel au client sauf si l’hôtel a été informé par écrit que lesdites factures doivent être rédigées de manière individuelle. En revanche si aucune information n’a été soumise quant à ces arrangements, toutes les différences de prix seront facturées à la personne ayant signé l’accord.   5.3 L’Hotel BLOOM! se réserve le droit de modifier les prix en fonction des indicateurs économiques, des taux de TVA et de taxes modifiés et de toutes les variations au niveau des taxes et des pourcentages de service sans devoir le signifier au préalable au client.  6. RESPONSABILITE 6.1 L’événement doit se dérouler de manière ordonnée et civilisée ; les groupes doivent également se comporter de manière ordonnée et civilisée ; le client sera respectivement responsable de tous les dommages ou désagréments causés directement ou indirectement par l’événement/le groupe, aussi bien dans le hall où se tient l’événement qu’à un quelconque autre endroit au sein de l’Hotel BLOOM! ainsi qu’à son environnement directe. 6.2  Hotel BLOOM! ne peut pas être tenu pour responsable de l’événement n’ayant pas lieu ou n’ayant lieu        que     partiellement pour cause de ‘force majeure’ ou pour des actions de tiers (grève, incendie, vols, etc.) 6.3 Hotel BLOOM! se réserve le droit sans notification préalable ni remboursement des dommages, d’annuler un quelconque contrat violant les normes normales de moralité ou d’attitude correcte, l’ordre public et/ou l’utilisation normale d’un espace mis à disposition du client. 6.4 Le client s’engage à souscrire l’assurance nécessaire relative à cette réservation et/ou à l’événement et présentera le certificat d’assurance avant l’événement. 6.5 Il incombe au client de demander à l’hôtel de verrouiller les salles de réunions. L’hôtel ne peut pas être tenu pour responsable de matériel de réunion ou de tout autre élément laissé sans surveillance au sein de l’hôtel.  6.6 Hotel BLOOM! est totalement non-fumeur. Pour chaque personne qui fumerait dans l’hôtel, une amende sera facturée.  7. ORGANISATION 7.1 Sous aucune circonstance, le client n’est pas habilité a apporté des boissons dans l’hôtel venant de l’extérieur qui seront servies à ses invités. Si le client  le fait quand même, l’Hotel BLOOM! a le droit de facturer un droit de bouchon au client.   7.2 Toutes les décorations, les installations et/ou adaptations techniques au niveau des halls et/ou autres espaces publics ne sont admises qu’après accord écrit de la direction de l’hôtel.  7.3 Le client a toujours le choix de proposer son accompagnement  musical  à la direction de l’hôtel 7.3 A la fin de chaque événement, le client doit s’assurer que tout son équipement (sa propriété ou les équipement loués) soit évacué en dehors de l’hôtel. Si tel n’est pas le cas, l’hôtel facturera au client le coût d’une telle évacuation.    8.  PUBLICITE L’utilisation du logo de l’hôtel, du nom de l’hôtel, ou d’une quelconque forme de publicité ou de référence au nom ‘Hotel BLOOM!’ ou la prise ou la publication de photographies relatives à l’hôtel sont interdites sans l’accord préalable de la direction de l’hôtel.       Lu et approuvé:  Date:  Nom:  Fonction:  Signature