Subject: Re: Email / dépenses référents locaux
From: Pacôme RUPIN <[email-masked]>
To: Cedric O <[email-masked]>, Stanislas Guerini <[email-masked]>
Cc: Stéphane Séjourné <[email-masked]>, Clara KOENIG <[email-masked]>
Date: Mon, 3 Oct 2016 07:06:17 +0000

Merci Cédric, je trouve cela très clair. Peut-être qu’on peut mettre l’accent sur le fait d’essayer de dépenser le moins possible et donc d’organiser les réunions dans des cafés où chacun paye sa conso ou chez quelqu’un.

Pacôme

De : Cedric O <[email-masked]>
Date : dimanche 2 octobre 2016 23:39
À : Stanislas Guerini <[email-masked]>
Cc : Stéphane Séjourné <[email-masked]>, Pacôme RUPIN <[email-masked]>, Clara KOENIG <[email-masked]>
Objet : Re: Email / dépenses référents locaux

MEs réponses dans le corps du mail

Le 02/10/2016 à 22:17, Stanislas Guerini a écrit :
Hello Ced,
merci pour ton mail.

Mes remarques/questions :

1. On a relayé ces messages également à la journée des nouveaux référents hier mais en leur précisant qu'ils n'auraient pas un budget monstre et également qu'eux seuls auraient un droit à dépenser et non les Comités locaux qui devront donc mener des actions transparentes d'un point de vue budget. Pas d'opposition dans ces messages là mais un juste équilibre en leur disant qu'ils doivent nous remonter toutes les dépenses mais dans le même temps qu'ils ne doivent pas dépenser beaucoup...
=> d'où ma question : est ce qu'on aurait pas intérêt à leur envoyer ces éléments avec leur droit à dépenser si on est effectivement capables de le faire d'ici 10 jours max ? Comme cela, le message serait encore plus clair.
ok mais vous êtes au clair sur combien vous leur donnerez ?

2. Il y a un point qui mériterait d'être bien précisé par un exemple. Le cas où une mairie, commune etc. met à dispo une salle gratuitement qui est acceptable quand c'est le cas pour d'autres formations politiques si j'ai bien compris.
Un cas qui est moins clair pour moi est quand une "maison des associations" nous met à dispo une salle gratuitement, c'est pareil que pour les mairies ? Un nouveau ref m'a posé la question.
effectivement je vais rajouter l'exemple de la mairie ; la maison des assos je pense que c'est assimilable à la mairie

3. Pour la diffusion, je proposerais d'en faire un doc PDF et de le transmettre sur la boucle Telegram Référents. On te fera suivre s'ils ont des questions/réactions.
oui ok ; mais êtes vous sûrs que les gens lisent et gardent les pdf sur telegram ? perso je suis assez dubitatif parce que je pense que pour les PJ il y a plein de gens qui ne savent pas s'en servir

Bises
Stan

Le 2 octobre 2016 à 13:10, Cédric O <[email-masked]<mailto:[email-masked]>> a écrit :

Salut Stéphane, Stan, Pacome,

Comme promis, j'ai rédigé un email à l'attention des référents. Je vous le mets ci-dessous et vous laisse le relire avant de leur faire suivre (peut être en me mettant en copie ce qui leur permettra de faire un reply all s'ils ont des questions)

2 points sur lesquels j'attire votre attention :

  *   je n'ai pas la dernière version de la note de frais type qu'il faut joindre. Je mets clara en copie pour qu'elle vous la passe.
  *   le paragraphe sur le remboursement avec le renvoi des notes de frais à l'attention de Stéphane je vous laisse corriger si besoin

Dites moi si vous avez une remarque quelconque

Cédric

***

Bonjour à tous,

Avec un peu de retard, mais comme promis, je résume ici les points de mon intervention de samedi dernier, relative aux règles comptables et aux principes de gestion que vous aurez à appliquer en tant que référents locaux.

J’insiste sur l’importance de ce sujet, tant financièrement, politiquement que juridiquement, à la fois pour En Marche, mais aussi pour Emmanuel Macron lui-même. La gestion des dépenses sur votre territoire est donc une partie importante de votre travail de référent, qui appelle votre responsabilité.

Je vous invite donc à une lecture attentive de cet email, dans lequel j’essaierai d’être le plus exhaustif possible. Toutefois, le sujet étant vaste et parfois complexe, n’hésitez surtout pas à contacter l’équipe centrale pour toute question ou incertitude. En la matière, mieux vaut en effet être trop précautionneux que pas assez.

Mes coordonnées

Cédric O, trésorier d’En Marche

[email-masked]<mailto:[email-masked]>

Portable : 06 83 36 06 12 (privilégier telegram)

Les grandes règles applicables aux dépenses sur votre territoire

1. Les apports en nature de personnes morales (entreprises, association,…) sont interdits par la loi. Il est donc impossible, par exemple, de vous faire prêter une salle de réunion ou de vous faire financer un buffet lors d’une réunion publique par un chef d’entreprise ou d’association bienveillant. Toute prestation devra faire l’objet d’une facturation.

2. Il ne vous est pas possible de constituer un budget de fonctionnement pour votre territoire ni de tenir une comptabilité locale, même si vous vous êtes constitués en association, par exemple en rassemblant des cotisations informelles des membres de vos comités locaux. Pour des raisons d’efficacité, nous n’avons en effet pas prévu de déposer de statuts d’associations de financement locales.

3. Les dépenses pourront donc être réglées de deux manières :

- soit directement par l’équipe centrale après validation préalable du devis ;

- soit par vous-même ou un autre adhérent d’En Marche ; cette dépense vous sera dans un second temps remboursée par un système de notes de frais.

4. C’est l’équipe centrale qui vous notifiera dans les jours à venir la somme que vous serez autorisé à dépenser dans les mois à venir (via l’un ou l’autre des modes de règlement). Nous sommes actuellement en plein processus budgétaire, mais cette communication devrait pouvoir vous être faite d’ici une dizaine de jours.

5. Absolument TOUTES les dépenses au nom du mouvement devront nous être communiquées. Autrement dit, vous ne pouvez pas louer une salle sur vos deniers ou ceux d’un autre adhérent et « nous en faire cadeau ». La CNCCFP (Commission Nationale des Comptes de Campagne et des Financements Politiques) est extrêmement attentive aux dépenses locales (étude de la PQR, des réseaux sociaux, etc.). Nous devons intégrer dans nos comptes l’ensemble de vos activités. Les seules dépenses qui n’ont pas à nous être remontées sont celles où chaque participant paie sa consommation, par exemple lors d’un apéritif ou d’un déjeuner.

6. Vous êtes responsable des dépenses des comités locaux de votre territoire. Les mêmes règles limitatives (pas de comptabilité locale, pas de cagnotte, suivi de toutes les dépenses) s’appliquent à eux. S’ils ont besoin d’effectuer une dépense, celle-ci doit se faire avec votre accord et sera décomptée de votre budget. Sur les questions financières, vous assumez la responsabilité stricte du suivi des dépenses des comités locaux de votre territoire. Il est donc impératif que vous ayez une communication avec eux sur le sujet et attiriez fortement leur attention sur les risques encourus.

Quelques exemples

Vous organisez une réunion publique. La location de la salle ainsi que les prestations qui en découlent doivent systématiquement faire l’objet d’une facturation et d’un règlement (par En Marche directement ou par vous avec remboursement postérieur). Pas de prêt, même si le propriétaire insiste. Le tarif devra par ailleurs être raisonnable (louer une salle pour 1 ou 10€ symboliques n’est pas accepté, le prix doit correspondre au minimum à ceux de la fourchette – très – basse du marché).

Vous organisez un pot avec l’ensemble des adhérents d’En Marche de votre territoire. Si chacun paie sa consommation ou participe aux frais, vous n’avez pas à nous remonter la dépense, celle-ci est transparente. Il est utile que vous le précisiez dans l’invitation. Si vous offrez le buffet, vous devez le régler et nous communiquer la dépense. Si vous louez une salle pour l’occasion, la dépense doit être comptabilisée. Si vous le faites dans un café ou restaurant lambda sans que celui-ci ne vous facture de frais autres que les consommations payées par les individus, cela ne poste pas de problème.

Pour les déplacements, par exemple pour aller à un meeting En Marche. Chacun est libre de se déplacer et de payer le tarif conséquent sans que cela ne soit réimputé dans nos comptes. Si toutefois vous deviez affréter un car au frais du mouvement, cette dépense doit être comptabilisée.

Processus de remboursement de vos dépenses

Dès lors que vous avez effectué une dépense sur vos deniers propres au nom de l’association (dans la limite du budget qui vous aura été affecté par l’équipe centrale), vous devez impérativement :

- conserver les justificatifs papiers (factures) : seules les dépenses avec justificatif pourront faire l’objet d’un remboursement

- remplir la note de frais type (fichier excel joint), l’imprimer et la signer

- renvoyer la note de frais + les justificatifs + votre RIB par courrier postal à Stéphane Séjourné

Nb : compter entre 10 et 15 jours à partir de l’envoi de votre courrier pour être remboursé.

L’importance de susciter et recueillir des dons

En Marche ne touchant aucune subvention publique, notre seul financement vient du don des Français. Susciter et recueillir le maximum de dons autour de vous est donc une priorité, alors même que la culture politique nationalee n’est pas habituée à cette pratique. C’est pourtant une question tout autant financière que démocratique : si les Français ne donnent pas, il n’y aura pas d’alternative.

Il est donc important que vous puissiez signifier à l’ensemble des bonnes volontés que donner (même une petite somme, 2/3 de nos dons étant inférieurs à 50€) est une manière très directe d’aider En Marche à avancer.

Si jamais vous avez des questions sur le sujet ou si vous souhaitez même organiser un diner de lever de fonds, vous pouvez contacter :

Emmanuel Miquel – Trésorier de l’association de financement d’En Marche – [email-masked]<mailto:[email-masked]>

Christian Dargnat – Président de l’association de Financement d’En Marche – [email-masked]<mailto:[email-masked]>

Merci pour votre lecture,

Cédric O