Subject: FR — Processus amendé et Liste des chèques en attente (pour validation)
Date: Thu, 15 Sep 2016 19:33:03 +0000

En Marche
Dons & Fundraising
Proposition de processus
Le fichier consolidé MASTER est tenu par CK, avec contrôles random par CD ou EMi. En complément, deux fichiers de travail dédiés plus particulièrement (i) au suivi des dîners et (ii) au suivi du reward pourront être tenus parallèlement et respectivement par EMi et une autre personne [à confirmer – Romy ou autre?]
CK (potentiellement aidée d’un « helper ») assure le backup des fichiers au moins 2 fois par semaine.
Dons par chèque

Enregistrement
Les dons reçus par chèques sont enregistrés dans le fichier par CK.
CD et EM remettent les chèques collectés avec la fiche de renseignement correspondante à CK. Ils continuent de ne pas déposer les chèques à la banque eux-mêmes (afin de n’avoir qu’un seul canal d’enregistrement).
Tous les chèques, quelque soient leurs montants, sont scannés
CK conserve les fichiers (selon une nomenclature à définir avec EM)
L’archivage des bulletins de renseignement est assuré par CK. Tous les bulletins sont conservés physiquement quel que soit le mouvement.
Validation et encaissement
Pas de validation ex ante
Revue ex post une fois par mois par AK et JD de la liste des donateurs ayant réalisé un don > 1500€ (afin de s’assurer de l’absence de conflit d’intérêt ou du caractère recommandable du donateur)
Vérifications
Une fois par semaine, CK effectue un check complet du fichier pour vérifier les doublons de dons (somme < 7500€) ;
Dons en ligne et virements
Suivi et vérification
Les données (i) des donateurs online sont transmises chaque nuit via fichier .csv et (ii) des donateurs par virement 1x par semaine par EMi à CK; au moins deux fois par semaine, CK (potentiellement aidée d’un helper) effectue une compilation des données reçues ;
Pas de validation ex ante
Revue ex post une fois par mois par AK et JD de la liste des donateurs ayant réalisé un don > 1500€ (afin de s’assurer de l’absence de conflit d’intérêt ou du caractère recommandable du donateur)
CK intègre les données au fichier général et effectue un contrôle des doublons
(somme < 7500€).
Données incomplètes
Pour les dons par chèque ou virement déjà encaissés : CK et l’équipe du QG contactent les donateurs avec l’aide de CD et EM pour compléter les informations manquantes.
Pour les dons à venir : les chèques sont encaissés et les informations du donateur incomplètes sont à récupérer dans les plus brefs délais (par contact téléphonique ou e-mail).
Remerciements
Processus en cours de révision et de mise en place