Subject: Procédures financières
Date: Mon, 5 Sep 2016 10:08:25 +0000

En Marche !
Process finances
Version du 5 septembre 2016 [remplace les notes antérieures]
Engagements de dépenses
Dépenses d’un montant inférieur ou égal à 10 000€ Dans le cas d’un montant « multiple » (type abonnement mensuel ou contrat à plusieurs volets), le montant de la dépense doit s’entendre comme la somme des versements effectués sur l’année (ex : un abonnement à 1000€ par mois représente une dépense de 12 000€).

Sont autorisés à engager unilatéralement au nom de l’association En Marche ! des dépenses d’un montant inférieur ou égal à 2500€ :
Le président de l’association  (au 05/09/2016 : E. Macron) ;
Le trésorier de l’association (au 05/09/2016 : C. O) ;
Le directeur des affaires générales (au 05/09/2016 : L. Chaker)
Dépenses d’un montant compris entre 10 000€ et 100 000€1
Sont autorisés à engager unilatéralement au nom de l’association En Marche ! des dépenses d’un montant compris entre 2500€ et 100 000€ :
Le président de l’association  (au 05/09/2016 : E. Macron) ;
Le trésorier de l’association (au 05/09/2016 : C. O).
Dépenses d’un montant supérieur à 100 000€1
Tout engagement de dépense ou signature d’un contrat au nom de l’association pour un montant supérieur à 100 000€  devra donner lieu à une double signature du président et du trésorier de l’association (au 05/09/2016 : E. Macron et C. O).
Validation et enregistrement des factures
Validation des factures
La validation d’une facture confirme l’exécution du service rendu et la conformité du montant facturé ; elle engage la personne habilitée à valider ;
La validation d’une facture est une condition sine qua non du paiement de la facture et de son enregistrement comme pièce comptable ;
La validation de la facture s’effectue sous la forme d’un paraphe manuscrit
« ok » + date de la validation + signature de la personne habilitée à valider.
Sont habilités à valider les factures (sans limitation de montant) – liste au 5/09/2016 :
CHAKER Ludovic
DENORMANDIE Julien
EMELIEN Ismaël
KOHLER Alexis
TASSY Julien
Le choix du « valideur » se fera en fonction des domaines de supervision de chacun.
Enregistrement des factures
Pour chaque facture physique, un numéro d’enregistrement sera fourni par le trésorier ;
Celui-ci devra être apposé sur la facture et celle-ci sera conservée dans un dossier spécifique, rangé par ordre croissant de numéro d’enregistrement ;
Une copie électronique (scan) sera envoyée au trésorier pour archivage par ce dernier sur le serveur ;
Les devis éventuels seront archivés de la même manière que les factures ;
Sont habilités à intervenir dans le système d’archivage et de classification des factures :
CHAKER Ludovic
DENORMANDIE Julien
EMELIEN Ismaël
KOENIG Clara
KOHLER Alexis
O Cédric
Règlements
NB : dans tous les cas, les paiements par virement bancaire doivent être privilégiés
Paiements par chèques et virement bancaire
Les paiements par chèque et virement bancaire sont effectués par le trésorier, après validation de la facture par l’une des personnes de la liste précitée.
2 cartes bancaires seront mises à disposition : l’une au nom de Cédric O et l’autre au nom de Ludovic Chaker.
Paiements par carte bancaire [inférieurs à 2 000€]
Sont habilités à effectuer des règlements par carte bancaire pour des montants inférieurs à 2 000€
Le trésorier de l’association (au 05/09/2016 : C. O) ;
Le directeur des affaires générales (au 05/09/2016 : L. Chaker)
Dans tous les cas, les scans des justificatifs suivants doivent être produits et communiqués immédiatement au trésorier :
Facture
Ticket de paiement
En cas de délai dans la production de la facture, un email doit être envoyé au trésorier avec la date, le montant, le bénéficiaire et le motif du paiement (valable notamment pour les paiements en ligne).
Paiements par carte bancaire [à partir de 2 000€]
Seul le trésorier est habilité à effectuer des règlements par CB pour des sommes supérieures à 2 000€ - et ce sur présentation de factures validées [ou , en cas de paiement « upfront », après envoi d’un email comportant la date, le montant, le bénéficiaire et le motif du paiement).

Notes de frais
Le mouvement En Marche peut être amené à prendre en charge les dépenses avancées à son profit par ses adhérents et salariés.
Modus operandi
Les volontaires / salariés conservent l’ensemble des pièces justificatives (factures) ;
Avant le 20 du mois, ils remplissent la feuille de note de frais-type, la signe et la transmettent à Ludovic Chaker pour validation ;
En cas de validation, LC valide la feuille de frais (« ok » / date / signature) ;
La feuille de frais validée est transmise par scan à CO et conservée physiquement avec les justificatifs par LC ;
CO effectue le paiement.
Nota bene
Dans le cas des notes de frais émanant de LC lui-même, c’est CO qui valide (et règle) la note de frais ;
Dans le cas où un volontaire / salarié aurait égaré un justificatif, il doit effectuer une déclaration sur l’honneur de la dépense sur papier libre, en précisant les circonstances / date / montant dépensés ; un tel cas de figure ne peut être qu’exceptionnel.