Subject: Proposition de process sur les notes de frai
Date: Sun, 1 May 2016 11:18:08 +0000

En Marche !
Comptabilité des notes de frais
Proposition de process
Récurrence
Les dépenses engagées pour le mouvement par les volontaires et les salariés leurs sont remboursées une fois par mois (en fin de mois) – sauf montant exceptionnel ou accumulation excessive de dépenses en un court laps de temps ;
Modus operandi
Les volontaires / salariés conservent l’ensemble des pièces justificatives (factures) ;
La dernière semaine du mois, ils remplissent la feuille de note de frais-type, la signe et la transmettent à Ludovic Chaker pour validation ;
En cas de validation, LC valide la feuille de frais (« Bon pour paiement) / date / signature) ;
La feuille de frais validée est transmise par scan à CO et conservée physiquement avec les justificatifs par LC ;
CO effectue le paiement.
Nota bene
Dans le cas des notes de frais émanant de LC lui-même, c’est CO qui valide (et règle) la note de frais ;
Dans le cas où un volontaire / salarié aurait égaré un justificatif, il doit effectuer une déclaration sur l’honneur de la dépense sur papier libre, en précisant les circonstances / date / montant dépensés ; un tel cas de figure ne peut être qu’exceptionnel.