Subject: Proposition financière EC
Date: Sun, 1 May 2016 10:58:20 +0000

ASSOCIATION EN MARCHE             MISSION D’EXPERTISE ET DE CONSEIL                       Avril 2016  SOMMAIRE  NOTRE COMPREHENSION DU CONTEXTE  - Les structures  - Vos besoins  NOTRE MISSION  - Mission de suivi  comptable et d’établissement des comptes annuels  • Association EMA  Données chiffrées  Encaissements  Décaissements  Fournisseurs  Notes de frais  Rémunérations et charges sociales  Travaux réalisés  Restitutions  Honoraires   • Association AFEMA  Note liminaire  Travaux réalisés  Honoraires   - Mission de traitement de la paye et de conseil social   Descriptif des travaux réalisés  Honoraires  Travaux de mise en place  - Mission d’organisation et de conseil   Organisation et mise en place de procédures  Honoraires  SYNTHESE DES HONORAIRES ET MODALITES DE FACTURATION   ANNEXE 1 : CONDITIONS GENERALES D’INTERVENTION  ANNEXE 2 : REPARTITION DES TACHES DE BASE  NOTRE COMPREHENSION DU CONTEXTE :  - Les structures   Créée en février 2016 (Publication au JO du 05/03/2016), l’association « En marche (EMA) » est une association régie par la loi de 1901 ayant pour objet principal d’apporter un nouveau cadre de pensée et d’action dans la vie publique française.    Bien qu’aujourd’hui l’association ne perçoive pas de cotisations de ses membres, elle se place volontairement dans le cadre de la loi n°88-227 du 11 mars 1988 relative à la transparence financière de la vie politique et constitue de facto un groupement politique au sens des articles L-58 et suivants du code électoral.    Ainsi, conformément à la loi, le recueil de fonds destinés à assurer le fonctionnement de l’association est confié à une association de financement disposant de l’agrément délivré par la Commission Nationale des Comptes de Campagne et des Financements Politiques (CNCCFP).    C’est dans ce cadre qu’a été créée parallèlement à l’association « En marche (EMA) », une autre structure dénommée « Association de financement du parti « En marche »(AFEMA) ».   - Vos besoins   Les deux associations étant très récemment créées, vous ne disposez pas en interne de structure vous permettant d’assurer l’intégralité des tâches administratives et comptables.    Dans un contexte particulièrement exposé, vous souhaitez confier à un prestataire externe l’ensemble des tâches liées aux obligations comptables et sociales des deux entités.    Dotée de personnel interne, l’association est en mesure d’assurer le suivi des tâches administratives mais elle souhaite pouvoir disposer au-delà de l’exécution des tâches purement comptables d’un soutien efficient tant en matière d’organisation  que de suivi juridique et social.   C’est dans ce cadre que vous avez fait appel à notre cabinet.  NOTRE MISSION :   Notre mission s’articulera autour de trois axes :   Une mission de suivi comptable et d’établissement des comptes annuels des deux associations.   Une mission de suivi social. Etablissement périodique des bulletins de paye et de déclarations sociales et fiscales assises sur les salaires.   Une mission d’organisation et de conseil.   - Mission de suivi comptable et d’établissement des comptes annuels   • Association EMA   Données chiffrées   Notre proposition a été bâtie en fonction des éléments qui nous ont été communiqués lors de nos entretiens préalables et de notre compréhension du contexte.    Ils sont bien évidemment susceptibles d’évoluer au fil du temps influençant directement le volume des travaux à réaliser.    En conséquence, notre proposition sera susceptible d’évoluer si un accroissement des volumes est constaté.    Il en sera de même si vous étiez amenés à internaliser une partie des tâches liées au traitement comptable.    Dans tous les cas une nouvelle proposition de mission serait alors établie.   Encaissements   L’association ne percevant directement aucun fonds et n’ayant et n’ayant pour uniques recettes que les versements de fonds de l’association de financement, nous avons considéré que le nombre d’encaissements serait très limité (estimation de quatre encaissements par mois).    Décaissements   Fournisseurs   Nous avons considéré que mis à part les évènements exceptionnels pouvant générer une volumétrie significative, le volume mensuel des factures à traiter s’élevait à environ 20 pièces.    Dans un premier temps, il est envisagé de recourir à un prestataire unique et externe gérant l’intégralité des dépenses se rattachant à l’organisation de réunions ou de meetings. Ainsi, ce type d’évènement ne devrait a priori pas engendrer de traitements comptables spécifiques.   Notes de frais   Elles seront établies spécifiquement par les collaborateurs salariés. Sur une base de 10 collaborateurs, nous avons estimé leur nombre mensuel à 20.    Il va de soi que pour optimiser les temps de traitement, les collaborateurs devront établir des notes de frais périodiques récapitulant par nature leurs dépenses (un modèle sera proposé).    Rémunérations et charges sociales   La volumétrie a été estimée sur un effectif maximum de 10 salariés (stagiaires inclus).   Travaux réalisés    Nous vous proposons de réaliser l’ensemble des travaux comptables vous permettant entre autre :   de disposer chaque mois d’une comptabilité à jour,   de répondre à vos obligations en matière de production d’états financiers,   de permettre à vos commissaires aux comptes de certifier les comptes de l’association,   d’effectuer le dépôt de vos comptes auprès de la CNCCFP.    Notre mission se décompose en deux parties distinctes :    La tenue de la comptabilité  - Comptabilisation des factures fournisseurs  - Comptabilisation des mouvements de compte courant avec l’AFMA  - Comptabilisation des notes de frais  - Comptabilisation des mouvements de trésorerie  - Etablissement mensuel des états se rapprochements bancaires  - Comptabilisation des salaires et des charges y afférent  - Pointage de la comptabilité    L’élaboration des états financiers annuels  - L’élaboration des comptes de l’association  - L’élaboration des comptes d’ensemble de l’association définis dans la lettre circulaire du Président de la Commission Nationale des Comptes de Campagne et des Financements Politiques en date du 7 février 1995.   Honoraires    Pour réaliser l’ensemble de ces travaux, nous estimons le nombre d’heures nécessaires à 150 (110 heures de tenue et 40 heures d’élaboration des comptes annuels) valorisées à hauteur de 18 000 Euros.   • Association AFMA   Note liminaire   L’association de financement (AFMA) présente la particularité d’être d’une part très simple au niveau de sa comptabilité (aucune dépense en dehors des mouvements de trésorerie permettant d’alimenter l’association EMA) mais assez complexe au regard des procédures à mettre en œuvre dans le cadre des obligations légales de financement des partis politiques.   Nous avons considéré que la définition des procédures et leur mise en œuvre ne rentrait pas à proprement parler dans le « chapitre comptabilité » de l’association et devait faire l’objet d’un volet distinct.   Travaux réalisés   Ce postulat étant retenu, la comptabilité se résume essentiellement à l’intégration des fichiers des donateurs et des règlements effectués par ces derniers dans la comptabilité afin d’en assurer la traçabilité.    Honoraires    Le budget comptable de cette association peut donc être considérablement réduit et limité à un forfait annuel de 2 000 Euros HT.  - Mission de traitement de la paye et de conseil social :   Descriptif des travaux réalisés   Les tâches qui seront réalisées dans le cadre de notre mission sont les suivantes :   Gestion de l’entrée des salariés :  - Création des salariés dans l’outil de paie du cabinet sur la base du contrat de travail signé - Attribution des matricules    Etablissement des bulletins de paie :  - Récupération d’un fichier au format Excel synthétisant l’ensemble des variables à intégrer dans notre système de paie, - Calcul et contrôle des bulletins de paie - Réalisation des paramétrages en adéquation avec l’évolution de la législation sociale et processus internes - Saisie des bulletins de paie et envoi pour validation - Télé déclaration des attestations de salaire (maladie, maternité, accident du travail)    Gestion des sorties des salariés :  - Calcul du solde de tout compte en fonction des variables transmises - Réalisation du dernier bulletin de paie - Etablissement des documents de sortie (certificat de travail et reçu pour solde de tout compte) - Etablissement de l’attestation d’emploi dématérialisée (AED)    Etats de restitution :  - Préparation du fichier de virement (en fonction des coordonnées bancaires communiquées) - Etats des règlements (Il est très conseillé de ne procéder que par virement) - Journal de paie - Etats des charges - OD de salaire au format csv - Récapitulatif des soldes des congés payés, congés de fractionnement,                      solde H+/H-, solde RTT, récupération fériés, etc… - Evolution des effectifs - Salaires bruts de l’année en cours  - Heures travaillées, - Etat des virements de cotisations sociales mensuelles et trimestrielles - Etat par salarié des éventuelles primes - Bulletins de paye    Préparation et déclarations des charges sociales :  - Adhésion au service net-entreprise pour les télédéclarations (Urssaf, retraite, prévoyance et mutuelle dans la mesure où ces dernières sont susceptibles d’être adhérentes) - Télédéclarations après validation  - Envoi des déclarations pour validation sur le portail et règlement par vos soins    Contrôle d’existence des RIB   - Un contrôle d’existence de RIB sera effectué pour chaque salarié. En cas d’absence, la société sera immédiatement avertie par mail.     Conseil social :  - Réponses aux questions diverses qui pourraient être posées relatives au droit du travail (en l’absence de conventions collectives) - Questions simples : réponse directement par le cabinet - Questions complexes : pour les questions plus complexes ou sensibles (litige salarié, modification du contrat de travail) après étude préalable, nous vous proposerons une estimation du coût de nos travaux et de nous adjoindre le cas échéant l’expertise de conseils spécialisés. Les travaux spécifiques relatifs au traitement de ces questions feront l’objet d’une facture spécifique (voir travaux exceptionnels).   NB :   Il appartient à l’Association de nous communiquer l’ensemble des informations nécessaires au bon déroulement du traitement de la paie (type cahier des charges).   Un planning de suivi de la paie (variables, retour pour contrôle, virement des salaires, déclaration de charges) sera mis en place.   Honoraires   Compte tenu du caractère fluctuant de votre effectif prévisionnel, nous proposons un barème dégressif en fonction du nombre de bulletins traités chaque mois.    Ce tarif intègre tous les travaux relatifs à la réalisation de la paye et des déclarations sociales assises sur les salaires (mensuelles, trimestrielles, annuelles). Il est établi pour un établissement unique.   Nombre de  Tarif unitaire HT    BS / mois (€)   __________ ______________ 1 50  2 à 5 inclus 40  6 à 10 inclus 35  11 à 20  32    Par ailleurs, la tarification des mouvements est la suivante :  - Entrée : 30 € HT - Sortie : 100 € HT   Cette tarification est valide pour l’année 2016.    Elle sera indexée au-delà en fonction de l’indice du coût des services (Base de  référence mars 2016).     Travaux de mise en place   Les travaux réalisés lors de la mise en place de l’organisation de l’association (recherche documentaire, mutuelles, modèles de contrats, accord d’entreprise, aides à l’embauche…) feront l’objet d’une facturation forfaitaire de 3 000 € HT.  - Mission d’organisation et de conseil   Organisation et mise en place de procédures   Tous les processus d’organisation étant à mettre en place, nous vous proposons de vous accompagner dans leur définition et dans leur première mise en place.    Ainsi, nous mettrons à votre disposition, notre expertise et notre expérience afin que vous puissiez très rapidement disposer de procédures administratives vous permettant d’une part de disposer d’une traçabilité de l’ensemble des opérations devant être traduites en comptabilité et d’autre part de permettre des intégrations directes en comptabilité afin d’éviter les ressaisies pauvres en valeur ajoutée et souvent génératrices d’erreurs.    Un soin particulier sera apporté au processus de traçabilité des dons reçus par l’association de financement.    Honoraires   Nous vous proposons de vous accompagner gracieusement dans le processus de mise en place des premières procédures afin que vous puissiez disposer rapidement d’un premier référentiel d’organisation et de processus sécurisé vous assurant d’une part la traçabilité des opérations traduites dans votre comptabilité et d’autre part le respect de séparation des fonctions.    Il va de soi que nous ne concevons notre mission que par l’apport de conseils permanents qui constituent la valeur ajoutée à toute mission menée par un Expert-Comptable.    Si néanmoins, des demandes spécifiques nous conduisaient à effectuer des études ou des développements spécifiques pour répondre au traitement de problématiques complexes, une estimation préalable du coût de notre intervention vous sera soumise.   A titre indicatif, les taux horaires pratiqués par notre Cabinet sont les suivants :  Euros /h HT  - Expert-Comptable   250  - Chargé de mission expérimenté   180  - Collaborateur comptable   120  - Collaborateur gestionnaire de paye   100  - Agent de saisie   800  SYNTHESE DES HONORAIRES ET MODALITES DE FACTURATION   Nous vous proposons donc le budget d’honoraires suivant :  Montant HT   Date de Facturation  - Mise en place de l’organisation de la paye et accomplissement des formalités  3 000 30.04 - Comptabilité des associations EMA 18 000 Pour l’année 2016 facturation par 1/12 du 01/04/16 au 31/03/17  - Payes (selon barème)   Facturation mensuelle à compter du 01/04  ANNEXE I  _____   CONDITIONS GENERALES D’INTERVENTION   _____      1 - DUREE DE LA MISSION   Les missions sont confiées pour une durée d’un an. Elles sont renouvelables chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par acte extrajudiciaire, trois mois avant la date de clôture de l’exercice (31 décembre).    Nos travaux imposant des prestations réciproques tout au long de l’exercice, chacune des parties aura la faculté, en cas de manquement important par l’autre partie à ses obligations de mettre fin sans délai à la mission.    Sauf faute grave du membre de l’Ordre, le client ne peut interrompre la mission en cours qu’après l’en avoir informé par lettre recommandée avec accusé de réception trois mois avant la date de clôture de l’exercice et sous réserve de lui régler les honoraires convenus pour la période en cours.    Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure, les délais de remise des travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension. Pendant la période de suspension, les dispositions des articles 2, 3 et 4 des conditions générales suivantes demeurent applicables.  2 - OBLIGATIONS DU MEMBRE DE L’ORDRE   Le membre de l’Ordre effectue la mission qui lui est confiée conformément aux normes établies par l’Ordre des Experts-Comptables. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens et non de résultat.    Il peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principalement chargé du dossier est indiqué au client.    A l’achèvement de sa mission, le membre de l’Ordre restitue les documents que lui a confiés le client pour l’exécution de la mission.  3 - SECRET PROFESSIONNEL   Le membre de l’Ordre est tenu au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du code pénal.    Il est également tenu à une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu’il a établis. Ces derniers seront adressés au client, à l’exclusion de tout envoi à un tiers, sauf accord écrit du client.  4 - OBLIGATIONS DU CLIENT    4-1 Délivrance des informations   Le client s’interdit tout acte portant atteinte à l’indépendance des membres de l’Ordre ou de leurs collaborateurs. Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client.    Le client s’engage :   - à mettre à la disposition du membre de l’Ordre, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la    mission ;  - à réaliser les travaux lui incombant conformément au tableau de répartition présenté en annexe 2 ;  - à porter à la connaissance du membre de l’Ordre les faits importants ou exceptionnels pouvant influer sur sa mission ;  - à confirmer par écrit, si le membre de l’Ordre le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont complets.   - en cas de redressement fiscal (ayant trait au chapitre social) ou social, le client devra envoyer au cabinet une copie des éléments qu’il a reçue dès leur réception.    Conformément à la législation en vigueur, le client doit prendre les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et les éléments qui lui seront remis par le Cabinet pendant toute la période de prescription.  5 - HONORAIRES   Le membre de l’Ordre reçoit du client des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacements et débours.    Les honoraires ne peuvent ni prendre la forme d’un abonnement, ni être liés aux résultats financiers du client.    Des provisions sur honoraires sont demandées mensuellement. Les règlements sont effectués sous quinzaine.    En cas de non-paiement des honoraires, le membre de l’Ordre bénéficie du droit de rétention dans les conditions de droit commun.    Le budget proposé au client dans la lettre de mission repose sur des conditions de déroulement normal des travaux et sur une coopération des services du client. La survenance de problèmes spécifiques inconnus à la date de la signature de la lettre de mission pourra conduire à une révision de cette estimation. Dans un tel cas, le cabinet en informera immédiatement le client afin de convenir, ensemble, des dispositions nécessaires.   Toute prestation de service non comprise dans la lettre de mission fera l’objet d’une facturation et/ou de frais supplémentaires. Avant d’être engagée, cette facturation fera l’objet d’une lettre de mission complémentaire soumise à l’approbation du client.  6 - RESPONSABILITE   Le membre de l’Ordre assume dans tous les cas la responsabilité de ses travaux.    Le membre de l’Ordre ne peut être tenu pour responsable ni des conséquences dommageables des fautes commises par des tiers intervenant chez le client, ni des retards d’exécution lorsque ceux-ci résultent d’une communication tardive des documents par le client.  7 - DIFFERENDS   Les litiges qui pourraient éventuellement survenir entre le membre de l’Ordre et son client pourront être portés, avant toute action judiciaire, devant le Président du Conseil Régional de l’Ordre compétent aux fins de conciliation.  ANNEXE II _____  REPARTITION DES TACHES DE BASE _____    CLIENT  CABINET  PERIODICITE     EMBAUCHE   Contrat, RIB, Section analytique X   A l’embauche Création salarié  X Attribution du matricule  X  SOLDE DE TOUT COMPTE  Variables X    Au départ Bulletin de paie  X Certificat de travail  X Reçu pour solde de tout compte  X Attestation Pôle Emploi (AED)  X  PAIE  Acompte X  A la demande Fichier de virement acompte  X A la demande Variables X  Mensuelle Saisie / import des variables  X Mensuelle Calcul des bulletins  X Mensuelle Contrôle des bulletins  X mensuelle Validation X  mensuelle  EDITIONS  Bulletins  X Mensuelle Etat des règlements  X Mensuelle Fichier des virements  X Mensuelle Journal de paie  X Mensuelle Etat des charges  X Mensuelle OD analytique  X Mensuelle Reporting effectifs  X Mensuelle Reporting salaires bruts  X Mensuelle  CHARGES  Urssaf  X Mensuelle Retraite  X Trimestrielle Prévoyance  X Trimestrielle Mutuelle  X Trimestrielle DADS  X Annuelle