Subject: FR : Proposition de process pour l'enregistrement, l'encaissement et les remerciementsF
Date: Sun, 24 Apr 2016 17:14:04 +0000

En Marche
Dons & Fundraising
Proposition de processus
Le fichier général est tenu par CK, avec contrôles random par CD, EM, LC.
CK assure le backup des fichiers 2 fois par semaine.
Dons par chèque

Enregistrement et encaissement
Les dons reçus par chèques sont enregistrés dans le fichier par CK.
CD et EM remettent les chèques collectés avec la fiche de renseignement correspondante à CK. Ils ne déposent pas les chèques à la banque eux-mêmes (afin de n’avoir qu’un seul canal d’enregistrement).
Les chèques < 500€ sont encaissés directement ;
Les chèques > 500€ sont scannés avant encaissement ; CK conserve les fichiers.
L’archivage des bulletins de renseignement est assuré par CK.
Remerciements
Dons < 500€ : envoi d’un courrier type de remerciement signé par « l’équipe d’En Marche » ;
Process dégradé : email type envoyé par CK
Dons >500€ : envoi d’un courrier type de remerciement signé par Christian Dargnat en tant que Président de l’association de financement (+ évocation des rewards ?) ;
Process dégradé : email de remerciements envoyé par CD ?
Vérifications
Dons < 500€ : une fois par semaine, CK effectue un check complet du fichier pour vérifier les doublons de dons (somme < 7500€) ;
Dons > 500€ : les noms des donateurs sont vérifiés (LC/CD/JD/EM) avant d’être encaissés (absence de conflits d’intérêt).
Dons en ligne
Suivi et vérification
Une fois par semaine, CK effectue une compilation des données de contributeurs transmis via le site ;
Les noms des donateurs > 500€ sont transmis LC/CD/JD/EM pour vérification ;
CK intègre les données au fichier général et effectue un contrôle des doublons (somme < 7500€).
Remerciements
Dons < 500€ : envoi d’un email type de remerciement signé par « l’équipe d’En Marche » ;
Process dégradé : email type envoyé par CK
Dons >500€ : envoi d’un email type de remerciement signé par Christian Dargnat en tant que Président de l’association de financement (+ évocation des rewards ?) ;
Process dégradé : email de remerciements envoyé par CD ?
Virements
Les virements sont à prohiber.
Le RIB ayant été diffusé, il est toutefois impératif de vérifier le compte régulièrement. Une fois par semaine, [EM ou CD] vérifie qu’il n’y a pas eu de virement sur le compte.
Si c’est le cas, il réconcilie (avec l’aide de CK) le cas échéant le don et les informations du donateur pour contrôle et intégration dans le fichier.
Données incomplètes
Pour les dons par chèque ou virement déjà encaissés : CK et l’équipe du QG contactent les donateurs avec l’aide de CD et EM pour compléter les informations manquantes.
Pour les dons à venir : les chèques ne sont ni encaissés ni inscrits dans le fichier tant que les informations du donateur ne sont pas complètes.